Vijf dagen sprint
(met een korte aanloop en lange uitloop)
Samen met een Sprint-team doorlopen we de volgende stappen:
Voor de start
We beginnen met de zorgvuldige selectie van een sprint-team, van circa zes medewerkers en leidinggevenden die een dwarsdoorsnede vormen van de organisatie en die de tijd en de middelen krijgen om zich vijf dagen lang bezig te houden met het oplossen van het hardnekkige vraagstuk.
Dag 1: kennis-maken en onderzoek
Tijdens deze eerste dag gaan de leden van het sprintteam met elkaar in gesprek over de organisatie, het probleem en de eigen rol en ervaringen daarmee. Op basis van dit onderzoek formuleren we een eerste, voorlopige probleemdefinitie. Ook kijken we naar de frames die van invloed zijn op het ontstaan en instandhouden van het probleem. Met deze definitie en de frames gaan de deelnemers van het Sprint-team in gesprek met collega’s
om feedback en ervaringen op te halen en hun probleemdefinitie te toetsen en aan te scherpen. Met deze feedback gaan we naar dag 2.
Dag 2: De probleemdefinitie en doel van de sprint
Welke inzichten hebben de gesprekken met collega’s over het probleem opgeleverd? Het team komt met een heldere omschrijving van het probleem en de aspecten die het probleem veroorzaken en beïnvloeden. We scherpen het doel van de sprint verder aan.
Dag 3: Ideeënfase
Er worden zoveel mogelijk ideeën verzameld voor de oplossing van het probleem. Daarbij gaat het niet alleen om de simpele oplossingen, maar ook om een duurzame verandering van de manier van werken. We bouwen een prototype (een nieuwe manier van werken) en testen deze.
Dag 4: Een diepgaande analyse
Wat heeft het prototype opgeleverd en welk probleem wordt er niet door opgelost? Welke experimenten kunnen we uitvoeren om de onwenselijke gedragspatronen te veranderen? Dit kan gaan van kleine tests van ander gedrag tot radicale, organisatie-brede experimenten.
Dag 5: Testen, feedback en het creëren van goede gewoontes
Het team test een oplossing met collega’s om nog meer informatie te verzamelen en de resultaten worden gepresenteerd aan iedereen die in de loop van de dagen nieuwsgierig is geworden.
Organiseren doe je samen
Daarom zorgen we ervoor dat het effect niet beperkt blijft tot het sprint-team. De momenten van onderzoek vinden plaats ‘in het veld’ en er wordt een werkruimte ingericht op een goed zichtbare plek in de organisatie. Zodat voor iedereen in de organisatie duidelijk is: “Hier wordt iets gedaan aan het probleem …”.
Online
Een Organisatiesprint kan prima online. Dat hebben we ervaren in de vijfdaagse voor De Woonplaats (link naar case) en voor het consulaat in Rio de Janeiro (link naar case). Voor De Woonplaats was er zelfs een groot voordeel: elke dag kwamen bijna 100 collega’s online kijken en luisteren naar wat de vorderingen van het team waren. Dat hielp enorm bij het vervolg; de implementatie van de oplossing.
En het vervolg?
Organiseren is een werkwoord en het kan altijd beter. Er is echter in 5 dagen veel bereikt.
- Het vergroten van het inzicht in wat er daadwerkelijk speelt;
- Het inzicht is vertaald naar een bereikbaar doel;
De eerste stap(pen) zijn gezet en er is geëxperimenteerd met nieuwe gedragspatronen; - De teamleden hebben zich nieuwe waardevolle vaardigheden eigen gemaakt;
- Goede intenties zijn vertaald in goede gewoonten.
Uiteraard zijn wij na de vijf dagen beschikbaar voor raad en daad, maar in principe kan de organisatie nu weer zelfstandig verder. De deelnemers van het Sprint-team hebben de tools in handen om zelf aan de slag te gaan met andere hardnekkige problemen.