Sprint in 1 dag

Product: sprint in 1 dag

Je hebt niet altijd de mogelijkheid om een team 5 dagen vrij te maken. Haak daarom aan bij onze organisatie-sprint van 1 dag. In deze supersprint  gaan we samen met jou en je collega’s:

  • onderzoek doen en de casus ontrafelen;
  • met nieuwe inzichten hobbels en kansen expliciet maken (benoemen);
  • met energie en een nieuwe aanpak naar de start; stap 1 maken we alvast en
  • we eindigen de dag met een mooie presentatie voor betrokken collega’s.
 
De Organisatie Sprint… 

…is een manier van het oplossen van hardnekkige problemen, voor medewerkers, door medewerkers, in een proces geleend uit de Design-wereld en verder ontwikkeld en geschikt gemaakt voor organisatie vraagstukken door de mensen van Nieuw Organiseren. Zij hebben er elementen aan toegevoegd zoals: de principes van Rijnlands organiseren, improviseren, filosofie en theorieën over wat mensen in beweging brengt.

Hoe dan? 

Met het Sprint-team van circa zes medewerkers en leidinggevenden die een dwarsdoorsnede vormen van de organisatie en die de tijd en de middelen krijgen om zich een dag lang bezig te houden met het oplossen van het hardnekkige vraagstuk. Het Sprint-team wordt begeleid door een aantal organisatie-ontwerpers, die zelf ook meedoen in de Organisatie Sprint. 

Organiseren doe je samen. Daarom zorgen we ervoor dat het effect niet beperkt blijft tot het Sprint-team. 

Er wordt gewerkt in een centrale ruimte in het gebouw en de dag wordt afgesloten met een (digitale) sessie waar alle collega’s voor worden uitgenodigd. Voor iedereen in de organisatie is het duidelijk: 

“Hier wordt iets gedaan aan het probleem …”

Een supersprint programma 

(met een korte aanloop en lange uitloop) 

Samen met een Sprint-team doorlopen we de volgende stappen: 

Onderdeel 1: Kennis-maken en onderzoek 

Onder leiding van een facilitator gaan de leden van het sprintteam met elkaar in gesprek over de organisatie, het probleem en de eigen rol en ervaringen  daarmee. Op basis van dit onderzoek formuleren we een eerste, voorlopige  probleemdefinitie. Vervolgens kijken we naar de frames die van invloed zijn op het  ontstaan en instandhouden van het probleem. 

Onderdeel 2: De probleemdefinitie en doel van de sprint 

Wat hebben de gezamenlijke inzichten opgeleverd? Het team komt met een heldere omschrijving van het probleem en de aspecten die het probleem veroorzaken en beïnvloeden. We scherpen het doel van de sprint verder aan. 

Onderdeel 3: Ideeënfase en ontwerp 

Er worden zoveel mogelijk ideeën verzameld voor de oplossing van het  probleem en er wordt een ontwerp van een mogelijke oplossing  (een prototype) gemaakt. We gaan zo snel mogelijk van denken en praten over naar doen. 

Onderdeel 4: Testen en bijstellen

Wat heeft het ontwerp aan nieuwe informatie  opgeleverd? Welke aanpassingen kunnen we uitvoeren om de onwenselijke gedragspatronen te veranderen en het prototype te verrijken? 

Onderdeel 5: Analyse, feedback en het creëren van goede gewoontes 

Alle input van de dag wordt verwerkt tot gezamenlijke wijsheid. Deze wijsheid verpakken we in een gezamenlijke presentatie voor alle betrokken collega’s.

En het vervolg? 

Organiseren is een werkwoord en het kan altijd beter. Er is echter veel bereikt. 

  • Het vergroten van het inzicht in wat er daadwerkelijk speelt;
  • Het inzicht is vertaald naar een bereikbaar doel; 
  • Er is een ontwerp van een oplossing gemaakt en getest.
  • De teamleden hebben zich nieuwe waardevolle inzichten  eigen gemaakt;  
  • Goede intenties zijn vertaald in goede gewoonten. 

De ervaring leert dat het energieniveau hoog is en de nieuwsgierigheid van collega’s groot. Er is momentum en iedereen wil en kan aan de slag. Uiteraard zijn wij na de Supersprint beschikbaar voor raad en daad, maar in  principe kan de organisatie nu zelfstandig verder.

Na stap 1, komt stap 1.
 
 

Hybride Werken-Festival van 1 dag 

Hoe organiseren we het werk in corona-tijd? Op 6 november 2020 organiseerden we het hybride werken-festival, die de vorm had van een OrganisatieSprint van 1 dag.

 

Even terug naar de actualiteit; het ging even best goed met ‘Corona’. Het was september ? 2020, we mochten best veel en het vooruitzicht was dat er misschien nog wel meer versoepelingen kwamen. Het merendeel van het werk vond echter nog thuis plaats. Zo kreeg je allerlei hybride vormen: af en toe thuis en soms op het werk, of helemaal thuis maar anderen op het werk (of andersom), maar ook grotendeels online en soms fysiek. En dan gold ook nog eens voor iedereen iets anders.

 

Heel veel vragen maar ook heel veel waardevols:

  • hoe werken we effectief samen?
  • hoe hou je aandacht voor elkaar en hoe geef je elkaar ruimte zonder dat er mensen uit beeld verdwijnen?
  • hoe gebruiken we de werkplek en wie gebruikt hem?
Wat hebben we gedaan?

Tijdens de dag gingen we met twee teams van twee organisaties en een team van zelfstandigen aan de slag met de vraagstukken rond hybride werken. Om te kunnen profiteren van elkaars kennis, mixten we de teams bij een aantal opdrachten, waardoor ze konden leren van elkaar.

We begonnen de dag met een verkenning van de vraag en het genereren van ideeën. Vervolgens gingen we verschillende ideeën testen en feedback verzamelen, zodat de deelnemers aan het einde van de dag een werkend prototype hadden voor de manier waarop zij met hun collega’s zouden willen werken. Dit prototype konden ze vervolgens zelf in hun eigen praktijk testen.

Wat hebben zij ervan geleerd?

Hybride werken is ook en vooral flexibel werken. Door de maatregelen van de overheid werd het festival geheel in Zoom gedaan, en dat was eigenlijk prima te doen, en bood bovendien een aantal voordelen. Elk team had zijn eigen zoom break out-ruimte, en daarnaast waren er verschillende thema-ruimtes, bijvoorbeeld over het nieuwe werkoverleg, hoe houd je het vol?, kennis delen in tijden van zoom et cetera.

 

En wat nog meer? 

Tussendoor werkten de teams aan hun opdracht. Ook waren er diverse playbreaks om de geest fris te houden of de interne mens te versterken. Denk bijvoorbeeld aan zoom-tikkertje, zoom-speeddating of andere energyzers. We stimuleerden dus ook de interactie tussen de verschillende teams, zodat de deelnemers niet alleen met hun eigen team bezig waren, maar ook veel leren van andere teams.

 

Nazit/napraat borrel

 

Gezamenlijk sloten we af. Een aantal deelnemers bleef nog even hangen en met een biertje in de hand luisterden we naar de verhalen van de verschillende teams. Hé, dat is een leuk idee, dat nemen we nog even mee voor de volgende sessie. Rond vijf uur sloten we af en kon het weekend beginnen.

 

Wat hebben wij ervan geleerd?

In elk geval dat mensen flexibel zijn en best hun eigen werk kunnen organiseren. Bovendien hebben we gemerkt dat online werken voor- en nadelen kent. Maar dat geldt ook voor offline. De kunst is dus om een werkbare vorm te vinden waar iedereen zich prettig bij voelt.