5 Daagse Sprint

De 5 daagse OrganisatieSprint is een bijzondere manier van onderzoek doen naar wat wel én wat niet werkt. Leren door te doen en uitproberen, in plaats van er alleen over praten. Tijdens de 5-daagse OrganisatieSprint doorloop je de volgende stappen:

Dag 1: Kennis-maken en onderzoek 

Tijdens deze eerste dag gaan de leden van het sprintteam met elkaar in  gesprek over de organisatie, het probleem en de eigen rol en ervaringen  daarmee. Op basis van dit onderzoek formuleren we een eerste, voorlopige  probleemdefinitie. Ook kijken we naar de frames die van invloed zijn op het  ontstaan en instandhouden van het probleem. Met deze definitie en de  frames gaan de deelnemers van het Sprint-team in gesprek met collega’s  om feedback en ervaringen op te halen en hun probleemdefinitie te toetsen  en aan te scherpen. 

Dag 2: De probleemdefinitie en doel van de sprint 

Welke inzichten hebben de gesprekken met collega’s over het probleem  opgeleverd? Het team komt met een heldere omschrijving van het  probleem en de aspecten die het probleem veroorzaken en beïnvloeden.  We scherpen het doel van de sprint verder aan. 

Dag 3: Ideeënfase 

Er worden zoveel mogelijk ideeën verzameld voor de oplossing van het  probleem. Daarbij gaat het niet alleen om de simpele oplossingen, maar ook  om een duurzame verandering van de manier van werken. We bouwen een aantal prototypes (een nieuwe manier van werken) en presenteren deze.

Dag 4: Een diepgaande analyse 

Wat hebben de prototypes opgeleverd en welk probleem wordt er niet door opgelost? Welke experimenten kunnen we uitvoeren om de onwenselijke gedragspatronen te veranderen en het prototype te verrijken? Dit kan gaan van kleine tests van ander gedrag tot radicale, organisatie-brede experimenten. 

Dag 5: Analyse, feedback en het creëren van goede gewoontes 

De Grande Finale, nog 1 dag hard aan de slag waarin alle input van 4 dagen wordt verwerkt tot gezamenlijke wijsheid. Een dag met veel energie en een blik op de vervolgstappen waar aan het einde de resultaten worden gepresenteerd aan iedereen die in de loop van de dagen nieuwsgierig is geworden. 

Voorbeeld: De Woonplaats

In oktober en november 2020 hebben we een eerste prototype (of pilot) van de OrganisatieSprint mogen testen bij De Woonplaats in Enschede. Door de corona-maatregelen is deze pilot geheel online uitgevoerd. 

Waarom belden ze?

De Woonplaats is een woningcorporatie in Enschede en de Achterhoek. En daar werd al lange tijd gesproken, gedacht en vergaderd over Gebiedsgericht Werken. Het bleek lastig om tot actie over te gaan. De energie op dit onderwerp leek ook te zijn verdwenen in de organisatie. Toen ze hoorden dat we een pilot-organisatie zochten voor een OrganisatieSprint, leek dat een mogelijke werkwijze om te stoppen met alleen erover vergaderen en te gaan doen. En de allereerste reactie was: “Wat fijn dat jullie aan het experimenteren zijn, want wij kunnen wel wat inspiratie gebruiken!” 

De vraag die we uiteindelijk gezamenlijk voor de start van de OrganisatieSprint hebben geformuleerd luidde:

Hoe kunnen we Gebiedsgericht werken doorontwikkelen en verbreden, met plezier en energie? En op zo’n manier dat zoveel mogelijk mensen aanhaken.
 

Wat hebben we gedaan?
Een oproep om deel te nemen aan de 5-daagse OrganisatieSprint werd enthousiast beantwoord. Uiteindelijk is een sprintteam geformeerd, bestaande uit acht collega’s vanuit alle ‘lagen’ van de organisatie. Daarnaast hebben we een ‘vraagbaak’ gemaakt, van collega’s die ook enthousiast waren. Zij waren er voor support en hebben meegedaan aan de tests.

Online
Uiteindelijk waren we genoodzaakt om de hele OrganisatieSprint online te doen. We hebben 5 dagen, van 9.00u tot 17.00u, met heel veel plezier en energie gewerkt. Dat leek een uitdaging, maar de dagen vlogen voorbij in Zoom en Mural. Vóór elke dag stuurden we een ‘werkpakket’ naar de huisadressen van de deelnemers, met daarin werkbladen, iets grappigs en iets lekkers. Dat maakte trouwens ook dat we konden afwisselen in online en offline werken.

Groot voordeel was dat we online de voortgang goed konden delen. Geregeld deelden we (foto)-verslagjes op het interne Sharepoint-netwerk van De Woonplaats. En elke sprintdag werd om half 5 afgesloten met een terugkoppeling in MS Teams aan de hele organisatie. In 20 tot 30 minuten presenteerde het sprintteam de voortgang, stelden collega’s vragen en werden complimenten en succeswensen gedeeld. En daar deden dagelijks tussen de 70 en 100 collega’s aan mee. Deze hoge opkomst heeft er mede voor gezorgd dat er veel draagvlak in de organisatie is ontstaan.

Wat is er bereikt?
Na vijf volle dagen onderzoek, brainstormen, kiezen, prototypes maken en testen, lag er een ‘groeimodel’ voor een Gebiedsgericht Werken-team. We hebben onder andere helder geformuleerd wat een ideaal teamlid denkt en doet en in welke teamsamenstelling hij/zij in de wijk werkt. Daarnaast hebben we samen de vervolgstappen geformuleerd om het groeimodel tot uitvoer te brengen.

Na de OrganisatieSprint zijn door het sprintteam, het projectteam en de ‘vraagbaak’ gezamenlijk stappen gezet. En twee maanden na de OrganisatieSprint is het eerste wijkteam daadwerkelijk gestart. Een mooi tastbaar resultaat! 

Minstens zo belangrijk was het feit dat er een positieve energie door de organisatie is gegaan. De sprint leefde, er werd gesproken over Gebiedsgericht Werken en de grote opkomst bij de dagelijkse terugkoppelingen was een enorme stimulans om nu echt door te pakken. Deze manier van terugkoppelen wordt nu ook breder ingezet bij andere projecten in de organisatie en blijkt ook daar heel succesvol te zijn.

Tot slot hebben de leden van het sprintteam aangegeven dat ze veel hebben geleerd in de vijf sprintdagen. 

Wat zeggen ze erover?
Josette Minten, projectleider ‘Dichterbij de klant’:

“Wij merkten dat we al lang aan het praten waren over het gebiedsgericht werken en dat we behoefte hadden aan een versnelling om naar het ‘doen’ te komen, maar ook om weer enthousiasme en betrokkenheid te krijgen van alle collega’s. De sprint heeft het onderwerp weer volledig tot leven gewekt binnen de organisatie en heeft tevens voor een breder draagvlak gezorgd.

Als deelnemer in de sprint heb ik geleerd dat je niet alles vooraf hoeft te bedenken, maar dat je juist met elkaar door te doen en te ervaren heel veel leert en dat er dan in vijf dagen hele bruikbare concepten liggen die je vervolgens kunt gaan uitvoeren om verder te leren, maar dan al doende! We zijn dus uit de praatstand, naar een doe-stand gegaan. Het leeft en bruist weer in de organisatie, en iedereen wil graag meedoen!

Wat een hele mooie bijopbrengst is, is dat de organisatie de terugkoppeling aan het einde van de dag ook inzet bij andere onderwerpen in de organisatie en dat ook dat heel goed werkt en ook daar zien we een hele hoge deelname.”

Deelnemers schreven na afloop:
Na vele jaren vergaderen bespeurde ik een energielek en dat lek is door de sprint weer geheel gedicht.

  • Ik heb wel eens gedacht waarom we niet sneller doorgingen maar uiteindelijk bleken de tussenstappen echt nodig te zijn om niets over het hoofd te zien.
  • Dagelijks spreek ik collega’s over de sprint omdat ze oprecht geïnteresseerd zijn. En ik vertel het graag omdat ik blij ben deel te hebben uitgemaakt van deze groep.
  • Ik heb mezelf verrast dat ik meer in mijn mars had dan ik had gedacht en trots ben op De Woonplaats en het eindresultaat.
  • Wat mij heeft geïnspireerd zijn de oefeningen om een ander deel van je brein aan te spreken. Het is een mooie manier om out of the box te gaan (leren) denken.
  • Ik ga vanaf nu vaker op zoek naar creatieve werkvormen om tot nieuwe concepten te komen.
  • Door de sprint heb ik leren vertrouwen dat worsteling er mag zijn, maar dat daarna ook weer resultaat komt wat verrast. Ook al zie je het even niet, het licht gaat uiteindelijk altijd weer schijnen.
  • De dagen zijn aantrekkelijk gehouden door veel afwisseling in werkvormen en ook yoga, leren tekenen en woordspelletjes.”
  • Tekenen vind ik ook een handige manier van communiceren.
  • De OrganisatieSprint was voor mij het hoogtepunt van het jaar!

Wat hebben wij (het sprintteam) ervan geleerd?
Heel veel! We hebben in deze pilot de werelden van service design/design thinking en nieuw organiseren kunnen combineren. Het werkt, het heeft zin en mensen vonden het ook nog eens leuk. Wij ook trouwens. We hebben ontdekt dat vijf lange dagen online prima te doen zijn. Het is hard werken, maar met een goed ontwerp en scherpte in het moment is het prima te doen. We hebben ook geleerd dat sommige dagen te vol waren, soms wilden we teveel. En we kunnen de sprintleden de volgende keer nog beter voorbereiden op wat gaat komen. Tot slot hebben we de waarde van de dagelijkse online terugkoppeling ontdekt. 

Bovendien weten we nu dat een OrganisatieSprint op drie niveaus resultaat oplevert:

  1. Het inhoudelijke vraagstuk wordt beantwoord.
  2. De organisatie komt in beweging.
  3. Individuele sprintteamleden leren veel.