5 Daagse Sprint
Dag 1: Kennismaken, kennis maken en onderzoek
Tijdens deze eerste dag gaan de leden van het sprintteam met elkaar in gesprek over de organisatie, het probleem en de eigen rol en ervaringen daarmee. Op basis van dit onderzoek formuleren we een eerste, voorlopige probleemdefinitie. Ook kijken we naar de frames die van invloed zijn op het ontstaan en instandhouden van het probleem. Met deze definitie en de frames gaan de deelnemers van het Sprint-team onderzoek doen bij collega’s om hun probleemdefinitie te toetsen en aan te scherpen.
Dag 2: De probleemdefinitie en doel van de sprint
Welke inzichten heeft het onderzoek bij de collega’s over het probleem opgeleverd? Het team komt met een heldere omschrijving van het probleem en de aspecten die het probleem veroorzaken en beïnvloeden. We scherpen het doel van de sprint verder aan.
Dag 3: Ideeënfase
Er worden zoveel mogelijk ideeën verzameld voor de oplossing van het probleem. Daarbij gaat het niet alleen om de simpele oplossingen, maar ook om een duurzame verandering van de manier van werken. We bouwen een aantal prototypes (een nieuwe manier van werken) en presenteren deze.
Dag 4: Testen
Een dag waarop de ontwikkelde prototypes zoveel mogelijk in de echte wereld worden getest. We gaan ook hier weer zo snel mogelijk DOEN, want doen levert andere data op dan iets bedenken (voor een ander) of ergens over praten.
Dag 5: Analyse, feedback en het creëren van goede gewoontes
De Grande Finale, nog 1 dag hard aan de slag waarin alle input van 4 dagen wordt verwerkt tot gezamenlijke wijsheid. Wat leren we van de tests? Welk probleem wordt er niet door opgelost? Welke experimenten kunnen we uitvoeren om onwenselijke gedragspatronen te veranderen en het prototype te verrijken? Dit kan gaan van kleine vervolgtests van ander gedrag tot radicale, organisatie-brede experimenten.
Voorbeeld: De Woonplaats
In oktober en november 2020 hebben we een eerste prototype (of pilot) van de OrganisatieSprint mogen testen bij woningcorporatie De Woonplaats in Enschede. Door de corona-maatregelen is deze pilot geheel online uitgevoerd.
Wat is er bereikt?
Na vijf volle dagen onderzoek, brainstormen, kiezen, prototypes maken en testen, lag er een ‘groeimodel’ voor een Gebiedsgericht Werken-team. We hebben helder geformuleerd wat een ideaal teamlid denkt en doet en in welke teamsamenstelling hij/zij in de wijk werkt. Daarnaast hebben we samen de vervolgstappen geformuleerd om het groeimodel tot uitvoer te brengen.
Na de OrganisatieSprint zijn door het Sprint-team, het projectteam en de ‘vraagbaak’ gezamenlijk stappen gezet. En twee maanden na de OrganisatieSprint is het eerste wijkteam daadwerkelijk gestart. Een mooi tastbaar resultaat! 
Minstens zo belangrijk was het feit dat er een positieve energie door de organisatie is gegaan. De sprint leefde, er werd gesproken over Gebiedsgericht Werken en de grote opkomst bij de dagelijkse terugkoppelingen was een enorme stimulans om nu echt door te pakken. Deze manier van terugkoppelen wordt nu ook breder ingezet bij andere projecten in de organisatie en blijkt ook daar heel succesvol te zijn.
Tot slot hebben de leden van het Sprint-team aangegeven dat ze veel hebben geleerd in de vijf sprintdagen.
Wat zeggen ze er over?
Josette Minten, projectleider ‘Dichterbij de klant’:
“Wij merkten dat we al lang aan het praten waren over het gebiedsgericht werken en dat we behoefte hadden aan een versnelling om naar het ‘doen’ te komen, maar ook om weer enthousiasme en betrokkenheid te krijgen van alle collega’s. De sprint heeft het onderwerp weer volledig tot leven gewekt binnen de organisatie en heeft tevens voor een breder draagvlak gezorgd.
Als deelnemer in de sprint heb ik geleerd dat je niet alles vooraf hoeft te bedenken, maar dat je juist met elkaar door te doen en te ervaren heel veel leert en dat er dan in vijf dagen hele bruikbare concepten liggen die je vervolgens kunt gaan uitvoeren om verder te leren, maar dan al doende! We zijn dus uit de praatstand, naar een doe-stand gegaan. Het leeft en bruist weer in de organisatie, en iedereen wil graag meedoen!
Wat een hele mooie bijopbrengst is, is dat de organisatie de terugkoppeling aan het einde van de dag ook inzet bij andere onderwerpen in de organisatie en dat ook dat heel goed werkt en ook daar zien we een hele hoge deelname.”
Deelnemers schreven na afloop:
- Ik heb wel eens gedacht waarom we niet sneller doorgingen, maar uiteindelijk bleken de tussenstappen echt nodig te zijn om niets over het hoofd te zien.
- Dagelijks spreek ik collega’s over de sprint omdat ze oprecht geïnteresseerd zijn. En ik vertel het graag omdat ik blij ben deel te hebben uitgemaakt van deze groep.
- Ik heb mezelf verrast dat ik meer in mijn mars had dan ik had gedacht en trots ben op De Woonplaats en het eindresultaat.
- Wat mij heeft geïnspireerd zijn de oefeningen om een ander deel van je brein aan te spreken. Het is een mooie manier om out of the box te gaan (leren) denken.
- Ik ga vanaf nu vaker op zoek naar creatieve werkvormen om tot nieuwe concepten te komen.
- Door de sprint heb ik leren vertrouwen dat worsteling er mag zijn, maar dat daarna ook weer resultaat komt wat verrast. Ook al zie je het even niet, het licht gaat uiteindelijk altijd weer schijnen.
- De dagen zijn aantrekkelijk gehouden door veel afwisseling in werkvormen en ook yoga, leren tekenen en woordspelletjes.
- Tekenen vind ik ook een handige manier van communiceren.
- De OrganisatieSprint was voor mij het hoogtepunt van het jaar!
Wat hebben wij (als begeleiders) ervan geleerd?
Heel veel! We hebben in deze pilot de werelden van service design/design thinking en nieuw organiseren kunnen combineren. Het werkt, het heeft zin en mensen vonden het ook nog eens leuk. Wij ook trouwens. We hebben ontdekt dat vijf lange dagen online prima te doen zijn. Het is hard werken, maar met een goed ontwerp en scherpte in het moment is het prima te doen. We hebben ook geleerd dat sommige dagen te vol waren, soms wilden we teveel. En we kunnen de sprintleden de volgende keer nog beter voorbereiden op wat gaat komen. Tot slot hebben we de waarde van de dagelijkse online terugkoppeling ontdekt.
Bovendien weten we nu dat een OrganisatieSprint op drie niveaus resultaat oplevert: