Over de OrganisatieSprint

Een OrganisatieSprint is een manier van het oplossen van organisatieproblemen voor medewerkers, door medewerkers.  Samen met de eindgebruiker -de collega’s- komt het sprintteam binnen 5 dagen tot een getest prototype van een oplossing, waarbij de focus ligt op de vraag hoe we organiseren. In een OrganisatieSprint koppelen we denken en doen zo snel mogelijk aan elkaar. We combineren design thinking met de kennis, kunde en ervaring van anders organiseren.

In een OrganisatieSprint ga je samen met je collega’s:

  • nieuwe vaardigheden leren en meteen toepassen;
  • daadwerkelijk onderzoek doen naar wat (nog) beter organiseren in de weg staat;
  • en tegelijkertijd toepassingen ontwerpen en testen om deze hobbels duurzaam te overwinnen.

Dat klinkt ideaal. En misschien is het ook dat wel.

De OrganisatieSprint: de theorie

De organisatie wordt gevormd door mensen. Die mensen werken met elkaar samen om bepaalde doelen te bereiken. Maar soms loopt die samenwerking niet helemaal soepel. Dan ontstaan er patronen die niet functioneel meer zijn voor de doelen die we onszelf gesteld hebben. Deze patronen goed in beeld krijgen en verhelpen is niet gemakkelijk, omdat je er zelf middenin zit  en er door de hoge werkdruk vaak geen tijd voor is. 

De vraag is dan: hoe doorbreek je deze patronen wel?  

Door er samen met de mensen die deze patronen vormen en in stand  houden met aandacht naar te kijken en grondig te onderzoeken. Door vervolgens gezamenlijk nieuwe gedragspatronen te ontwikkelen en daarmee te  gaan experimenteren. En door deze nieuwe manier van werken te borgen in onderlinge afspraken en (ongeschreven) regels. 

De OrganisatieSprint… 

…is een manier van het oplossen van hardnekkige problemen, voor medewerkers, door medewerkers, in een proces geleend uit de Design-wereld en verder ontwikkeld en geschikt gemaakt voor organisatie vraagstukken door de mensen van Nieuw Organiseren. Zij hebben er elementen aan toegevoegd zoals: de principes van Rijnlands organiseren, improviseren, filosofie en theorieën over wat mensen in beweging brengt. 

Hoe dan?

We beginnen met de zorgvuldige selectie van een Sprint-team. Dit is een team van circa zes medewerkers en leidinggevenden die een dwarsdoorsnede vormen van de organisatie en die de tijd en de middelen krijgen om zich vijf dagen lang bezig te houden met het oplossen van het hardnekkige vraagstuk. Het Sprint-team wordt begeleid door een aantal organisatie-ontwerpers, die zelf ook meedoen in de Organisatie Sprint. 

Organiseren doe je samen. Daarom zorgen we ervoor dat het effect niet beperkt blijft tot het sprint team. 

De momenten van onderzoek vinden plaats ‘in het veld’ en zichtbaar voor collega’s. Er wordt gewerkt in een centrale ruimte in het gebouw en de dag wordt afgesloten met een (digitale) sessie waar alle collega’s voor worden uitgenodigd. Voor iedereen in de organisatie is het duidelijk: 

“Hier wordt iets gedaan aan het probleem …”

5 dagen sprint

Samen met een Sprint-team doorlopen we de volgende stappen:
 
Dag 1: Kennis-maken en onderzoek 

Tijdens deze eerste dag gaan de leden van het sprintteam met elkaar in  gesprek over de organisatie, het probleem en de eigen rol en ervaringen  daarmee. Op basis van dit onderzoek formuleren we een eerste, voorlopige  probleemdefinitie. Ook kijken we naar de frames die van invloed zijn op het  ontstaan en instandhouden van het probleem. Met deze definitie en de  frames gaan de deelnemers van het Sprint-team in gesprek met collega’s om feedback en ervaringen op te halen en hun probleemdefinitie te toetsen en aan te scherpen. Met deze feedback gaan we naar dag 2. 

Dag 2: De probleemdefinitie en doel van de sprint 

Welke inzichten hebben de gesprekken met collega’s over het probleem opgeleverd? Het team komt met een heldere omschrijving van het  probleem en de aspecten die het probleem veroorzaken en beïnvloeden. We scherpen het doel van de sprint verder aan. 

Dag 3: Ideeën- en ontwerpfase 

Er worden zoveel mogelijk ideeën verzameld voor de oplossing van het  probleem. Daarbij gaat het niet alleen om de simpele oplossingen, maar ook om een duurzame verandering van de manier van werken. We bouwen een aantal prototypes (een nieuwe manier van werken) en presenteren deze.

Dag 4: Een diepgaande analyse 

Wat hebben de prototypes opgeleverd en welk probleem wordt er niet door opgelost? Welke experimenten kunnen we uitvoeren om de onwenselijke gedragspatronen te veranderen en het prototype te verrijken? Dit kan gaan van kleine tests van ander gedrag tot radicale, organisatie-brede experimenten. 

Dag 5: Analyse, feedback en het creëren van goede gewoontes 

De Grande Finale, nog 1 dag hard aan de slag waarin alle input van 4 dagen wordt verwerkt tot gezamenlijke wijsheid. Een dag met veel energie en een blik op de vervolgstappen waar aan het einde de resultaten worden gepresenteerd aan iedereen die in de loop van de dagen nieuwsgierig is geworden. 

En het vervolg?

Organiseren is een werkwoord en het kan altijd beter. In 5 dagen is er veel bereikt: 

  • Er is meer inzicht in wat er daadwerkelijk speelt (dmv onderzoek in de organisatie);
  • Het inzicht is vertaald naar een bereikbaar doel en een ontwerp; 
  • De eerste stap(pen) zijn gezet en er is geëxperimenteerd met  nieuwe gedragspatronen;
  • De teamleden hebben zich nieuwe waardevolle vaardigheden eigen gemaakt;  
  • Goede intenties zijn vertaald in goede gewoonten. 

De ervaring leert dat het energieniveau tijdens de sprint hoog is en de nieuwsgierigheid van collega’s groot. Er is momentum en iedereen wil en kan aan de slag. Uiteraard zijn wij na de OrganisatieSprint beschikbaar voor raad en daad, maar in  principe kan de organisatie nu zelfstandig verder. De deelnemers van  het Sprint-team hebben de tools in handen om zelf aan de slag te gaan met andere hardnekkige problemen.